“เปลี่ยนตัวเองให้ทันโลก ก่อนโลกมาเปลี่ยนเรา” เป้าหมาย DIGITAL ORGANIZATION 100% ภายใน 3 ปีของ ‘สมาคมสโมสรนักลงทุน’

        หลายคนอาจจะไม่เคยรู้ว่า จริงๆ แล้วภายใต้การทำงานของ ‘สำนักงานคณะกรรมการส่งเสริมการลงทุน’ หรือ BOI องค์กรขนาดใหญ่ที่ทำหน้าที่ส่งเสริมการลงทุนและเสริมสร้างขีดความสามารถด้านการลงทุนของประเทศไทย มีหน่วยงานหนึ่งที่ทำหน้าที่เสมือนมือไม้และแขนขาให้ BOI สามารถส่งเสริมการลงทุนได้สะดวกและดีขึ้น

        องค์กรที่ว่านั้นก็คือ ‘สมาคมสโมสรนักลงทุน’ (Investor Club Association : IC) องค์กรที่จัดตั้งขึ้นเพื่อให้บริการสิทธิและประโยชน์ด้านเครื่องจักรและวัตถุดิบ แก่บริษัทที่ได้รับส่งเสริมการลงทุนจาก BOI ซึ่งจาก 10,000 บริษัทที่ได้รับการส่งเสริมการลงทุนจาก BOI มีกว่า 4,000 บริษัทที่ใช้บริการสิทธิประโยชน์ด้านเครื่องจักรและวัตถุดิบจาก IC

        เมื่อมีผู้ใช้บริการมากถึง 4,000 บริษัท ผนวกเข้ากับรูปแบบงานที่ต้องอาศัยเอกสารและขั้นตอนจำนวนมาก ทำให้ IC เป็นหน่วยงานที่ต้องใช้ทั้งบุคลากร แรงงาน และเวลามหาศาลมาโดยตลอด

        วันนี้เราได้รับเกียรติจาก ‘คุณกรองกนก มานะกิจจงกล’ ผู้จัดการสมาคมสโมสรนักลงทุน มาร่วมถ่ายทอดเกี่ยวกับเส้นทางการปรับ IC สู่องค์กร Digital Organization 100% ภายใน 3 ปี ซึ่งเป็นแนวทางในการปรับตัวเปลี่ยนแปลงให้เข้ากับโลกยุคใหม่ 

คุณกรองกนก มานะกิจจงกล ผู้จัดการสมาคมสโมสรนักลงทุน

จุดเริ่มต้นเส้นทางดิจิทัล จากออฟไลน์สู่ออนไลน์ 

        อย่างที่กล่าวไปแล้วว่า ‘สมาคมสโมสรนักลงทุน’ (IC) ทำหน้าที่บริการสิทธิประโยชน์ด้านเครื่องจักรและวัตถุดิบ ให้กับบริษัทที่ได้รับการส่งเสริมการลงทุนจาก BOI แปลว่า หน้าที่หลักของ IC เกี่ยวข้องกับ ‘เครื่องจักร’ และ ‘วัตถุดิบ’ ในการผลิตเป็นหลัก

        โดยหน้าที่ของ IC จะเริ่มขึ้นหลังจาก BOI ให้การส่งเสริมการลงทุนแก่บริษัทเอกชน เพื่อให้ได้รับสิทธิและประโยชน์ในการยกเว้นหรือลดหย่อนอากรขาเข้าด้านเครื่องจักรและวัตถุดิบ IC จะต้องรับข้อมูลรายการจาก BOI มาตรวจสอบเทียบกับรายการเครื่องจักรและวัตถุดิบนำเข้าจากบริษัท เพื่อสั่งปล่อยเครื่องจักรและวัตถุดิบให้บริษัทเอกชนสามารถนำเข้ามาผลิตสินค้าและบริการได้ หลังจากผลิตเรียบร้อยแล้ว บริษัทเอกชนก็จะส่งรายการเข้ามาตัดบัญชีวัตถุดิบที่ใช้ไปแล้ว เพื่อนำเข้าวัตถุดิบใหม่มาผลิตต่อไป

        แม้รายการเครื่องจักรจะไม่มากและไม่ได้นำเข้ามาถี่ แต่รายการวัตถุดิบนั้นมีจำนวนมากและต้องนำเข้ามาอย่างสม่ำเสมอตลอดกระบวนการทำธุรกิจ ตราบใดที่บริษัทเอกชนเหล่านั้นยังได้รับการส่งเสริมการลงทุนจาก BOI อยู่

        ในอดีตทุกขั้นตอนตั้งแต่ได้รับส่งเสริมการลงทุน จนถึงการสั่งปล่อยหรือตัดบัญชีใช้ ‘กระดาษ’ ทั้งหมด ก่อนเปลี่ยนมาใช้โปรแกรมจัดการเกี่ยวกับฐานข้อมูลอย่าง FoxPro 

        แต่เพราะโลกยุคใหม่เปลี่ยนแปลงไปเป็น ‘ดิจิทัล’ ทำให้ IC ตัดสินใจออกแบบระบบงานฐานข้อมูลเครื่องจักรและวัตถุดิบใหม่ให้กลายเป็น ‘ระบบฐานข้อมูลออนไลน์’ แทนในที่สุด เพื่อให้บริษัทเอกชนสามารถนำเข้าข้อมูลรายการจากที่ไหนก็ได้ โดยใช้ชื่อเรียกที่แตกต่างกันไป คือ งานเครื่องจักร เรียกว่า ระบบ eMT Online งานวัตถุดิบและวัสดุจำเป็น เรียกว่า ระบบงานฐานข้อมูล RMTS Online ซึ่งถือเป็นยุคแรกๆ ของการเปลี่ยนผ่านในงานบริการของ IC สู่ระบบดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ

จากระบบ RMTS Online สู่ระบบ New RMTS Online

        เพราะระบบงานฐานข้อมูล RMTS Online เป็นระบบใหม่จึงไม่แปลกที่จะพบกับปัญหาหน้างานมากมาย ไม่ว่าจะเป็นการไม่สามารถเรียกดูรายงานได้ การอัปโหลดข้อมูลช้า หรือความไม่สะดวกสบายของผู้ใช้งาน เป็นต้น

คุณกรองกนก มานะกิจจงกล และทีมผู้บริหารสมาคมสโมสรนักลงทุน

        คุณกรองกนก เล่าว่า “จากปัญหาตรงนั้น เราก็คุยกันว่าจะแก้ปัญหายังไง เราทำงานกับหลายฝ่ายทั้งกับเจ้าหน้าที่ BOI แล้วมีการจ้างที่ปรึกษา โดยเริ่มต้นจากการแก้ปัญหาหน้างานให้สามารถเสร็จตามที่รับปากไว้กับลูกค้า ก่อนจะตัดสินใจทำระบบฐานข้อมูล New RMTS Online ขึ้นมาใหม่ เพื่ออำนวยความสะดวกให้การดำเนินงานเร็วขึ้น”

        โดยการทำระบบฐานข้อมูล New RMTS Online รอบนี้ IC ตัดสินใจเริ่มต้นจากการทำ ‘Business Process Redesign’ นั่นคือ การย้อนกลับไปวิเคราะห์ใหม่ตั้งแต่ต้น ถึงความต้องการที่แท้จริงของผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับระบบงานทั้งหมด ตั้งแต่ลูกค้า บุคลากรจาก BOI และบุคลากรจาก IC ร่วมกับที่ปรึกษาอย่าง บริษัท พีทีที ดิจิตอล โซลูชั่น จำกัด หรือ PTT Digital จนออกมาเป็นข้อมูลที่พร้อมสำหรับการออกแบบระบบฐานข้อมูล New RMTS Online ทั้งระบบ

        จนในที่สุด IC ก็ได้เดินหน้าสร้างระบบฐานข้อมูล New RMTS Online ผ่านการทำงานร่วมกับ PTT Digital โดยระบบงานระยะที่ 1 ใกล้จะสามารถใช้งานได้จริงแล้วในช่วงปลายปีนี้ ก่อนจะเดินหน้าระยะที่ 2 ต่อไป

เป้าหมาย Digital Organization 100% ภายใน 3 ปี 

        นอกจากระบบฐานข้อมูล New RMTS Online แล้ว IC ก็ยังเตรียมที่จะปรับเปลี่ยนองค์กรให้เป็น Digital Organization 100% ภายใน 3 ปีให้ได้ 

        โดยสิ่งที่ IC ทำไปแล้วคือการปรับรูปแบบของ Front Office ใหม่ ภายใต้ระบบที่เรียกว่า ‘One Team’ เปิดโอกาสให้ทุกคนในองค์กรได้เสนอความคิดเห็น ฝึกฝนทักษะใหม่ๆ สามารถปฏิบัติงานข้ามฝ่ายได้ เพื่อให้ทุกคนได้ลอง Upskill และ Reskill จะได้มีความยืดหยุ่นและพร้อมรับกับการเปลี่ยนแปลงใหม่ๆ ที่เข้ามาตลอดเวลา

        ในอีกด้านคือ IC อยู่ในระยะเป้าหมายในการทำระบบ Single Sign-on หรือเชื่อมต่อฐานข้อมูลจาก BOI มาให้เป็น Single Source เพื่อลดขั้นตอนการดำเนินงานให้ลูกค้าสามารถทำธุรกิจได้สะดวกสบายมากขึ้น ภายใต้มาตรฐาน 4S คือ Simple, Speed, Stable และ Security หรือว่า เรียบง่าย รวดเร็ว เสถียร และปลอดภัย

        “โลกมาขนาดนี้แล้ว เราต้องเปลี่ยน ไม่ใช่ให้เขามาเปลี่ยนเรา ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของเทคโนโลยีที่เปลี่ยน คนก็ต้องเปลี่ยน กระบวนการทำงานก็ต้องเปลี่ยน นโยบายก็ต้องเปลี่ยนเหมือนกัน” คือเหตุผลที่คุณกรองกนก อธิบายว่าทำไม IC จะต้องปรับเปลี่ยนองค์กรตั้งแต่รากฐานเป็น Digital Organization 100% ให้ได้ภายใน 3 ปี